Administration & Vermietung

Die Verwaltung eines Pfadiheims umfasst verschiedene administrative und organisatorische Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf der Vermietung zu gewährleisten. Eine klare Struktur sowie effiziente digitale Prozesse und Tools helfen, den Aufwand zu minimieren und gleichzeitig eine hohe Zufriedenheit aller Beteiligten sicherzustellen.

Für den gesamten Vermietungsprozess ist es hilfreich, eine Übersicht zu erstellen, beispielsweise in Form eines Flussdiagramms.

Reservationen & Kalenderführung

Der Belegungsplan sollte stets aktuell, transparent und gut ersichtlich sein. So ist klar, wann das Haus oder einzelne Räumlichkeiten gebucht sind. Dafür bietet sich beispielsweise das Tool HeimV an.

Mietverträge

Für ein Mietverhältnis wird ein schriftlicher Mietvertrag benötigt. Dieser sollte alle wichtigen Details zur Nutzung, Haftung und zu den Pflichten der Mietenden enthalten.

Besichtigungen

Viele Mietende haben das Bedürfnis, das Haus und die Umgebung vorab zu besichtigen. Eine gute Dokumentation kann die Notwendigkeit physischer Besuche reduzieren:

• Fotodokumentation von Innen- und Aussenbereichen, inklusive wichtiger Aussenräume wie angrenzender Waldstücke.
• 360°-Touren und Videos für einen virtuellen Rundgang.
• Ergänzung der bebilderten Übersicht mit relevanten Informationen zu Raumnutzung, Infrastruktur und Hausordnung.
• Kennzeichnung von barrierefreien Bereichen, z. B. Räume ohne Treppen.

Pflichten der Mietenden

Ein Übergabeprotokoll klärt, welche Aufgaben vor der Abreise zu erledigen sind, beispielsweise:

• Reinigung der genutzten Räume
• Müllentsorgung und Recycling
• Rückgabe von geliehenem Material

Zudem sollte eine Übersicht mit den Preisen von Gegenständen bereitgestellt werden, die bei Beschädigung ersetzt werden müssen. Diese Unterlagen sind den Mietenden frühzeitig zur Verfügung zu stellen.